Records Management

A 2023-ra frissített Department of Navy (DON) Iratkezelési alkalmazás a kötelező DON Iratkezelési képzés mobil verziója. Ez az éves, alkalmazásalapú képzés az iratkezelési irányelveket és a legjobb gyakorlatokat ismerteti a személyzettel a szövetségi előírásokkal összhangban. Segít a felhasználóknak megérteni az általános nyilvántartási módszereket, az iratok életciklusát, rendelkezéseit, a lényeges nyilvántartásokat, az elektronikus nyilvántartásokat, a felsővezetők nyilvántartásait és a kapcsolódó információkat. Az alkalmazás különösen abban segít a felhasználóknak, hogy megértsék kötelességeiket azokkal a nyilvántartásokkal kapcsolatban, amelyekért felelősek. Néhány ilyen felelősség a következőket tartalmazza:

- Annak biztosítása, hogy ismerje ügynöksége iratkezelési irányelveit és eljárásait

- Iroda aktatervének áttekintése és a karbantartásért felelős anyagok meghatározása

- Az iratrendben meghatározott megőrzési és selejtezési útmutatást követve

- Az iratkezelő tájékoztatása a fájlterv esetleges eltéréseiről vagy szükséges frissítéseiről

- Annak megértése, hogy felelősségre vonható, ha egy nyilvántartást nem kezelnek megfelelően.

Tanfolyam teljesítésének igazolása:

- A kurzus végén végzettek e-mailben elküldhetők a haditengerészet képzési irányító és tervezési rendszerének (NTMPS) az elektronikus kiképzőkabátban (ETJ) való megjelenítéshez.

- A felhasználóknak meg kell őrizniük a kurzus befejezéséről szóló e-maileket mindaddig, amíg az ETJ-ben vagy a flottaképzés-menedzsment tervezési rendszerükben (FLTMPS) történő sikeres közzétételt ellenőrizni nem lehet.

- Ha a befejezés nem jelenik meg az ETJ-ben vagy az FLTMPS-ben 72 óra elteltével, a felhasználók továbbíthatják az e-mail másolatát felettesüknek vagy az FLTMPS-koordinátornak/képzési POC-nak a teljesítés igazolásaként. Ha szükséges, az FLTMPS-koordinátor manuálisan rögzítheti a kurzus teljesítését az FLTMPS Tanulási Esemény befejezési űrlap segítségével.